Datenschutz

Datenschutzerklärung 1. Verantwortlicher Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Webseite und innerhalb der angebotenen digitalen Dienste ist: HKK Service Wegberg UG (haftungsbeschränkt) Markusstraße 36 41844 Wegberg Deutschland Vertreten durch: Stefan Dautzenberg Kontakt: Telefon: 01590 7680436 E-Mail: stefan.dautzenberg@freenet.de ________________________________________ 2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Webseite, unserer digitalen Plattform, unserer Kunden- und Partnerportale, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen, zur Kommunikation sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dazu gehören zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Vertragsdaten, Zahlungsdaten, hochgeladene Dokumente, Kommunikationsinhalte und Nutzungsdaten. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erteilt wurde, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn gesetzliche Pflichten bestehen, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn wir ein berechtigtes Interesse an einem sicheren, wirtschaftlichen und funktionsfähigen Betrieb unserer Webseite und Plattform haben. ________________________________________ 3. Zugriffsdaten und Server-Logfiles Beim Aufruf unserer Webseite oder Plattform verarbeitet der Server automatisch technische Zugriffsdaten. Dazu können gehören: - IP-Adresse - Datum und Uhrzeit des Zugriffs - aufgerufene Seite oder Datei - übertragene Datenmenge - Browsertyp und Browserversion - Betriebssystem - Referrer-URL - Hostname des zugreifenden Rechners - HTTP-Statuscode Diese Daten werden verarbeitet, um die Webseite technisch auszuliefern, die Systemsicherheit zu gewährleisten, Fehler zu erkennen, Missbrauch zu verhindern und den stabilen Betrieb sicherzustellen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb unserer Webseite und Plattform. Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheits-, Fehleranalyse- und Nachweiszwecke erforderlich ist. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht, soweit dies nicht zur Aufklärung von Missbrauch oder Angriffen erforderlich ist. ________________________________________ 4. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Formular Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder über sonstige Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten. Dazu können gehören: - Name - Firma - E-Mail-Adresse - Telefonnummer - Anschrift - Inhalt der Anfrage - Datum und Uhrzeit der Anfrage - Kommunikationsverlauf Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen und gegebenenfalls zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur allgemeinen Kommunikation und Organisation erforderlich ist. ________________________________________ 5. Registrierung und Benutzerkonto Für bestimmte Funktionen unserer Plattform kann eine Registrierung erforderlich sein. Im Rahmen der Registrierung und Kontonutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: - Name - Firma - Rolle / Benutzerart - E-Mail-Adresse - Telefonnummer - Anschrift - Login-Daten - Passwort-Hash - Portalzuordnung - Spracheinstellungen - Nutzungsstatus - Datum der Registrierung - letzte Anmeldung Die Daten werden verwendet, um Benutzerkonten anzulegen, Zugänge bereitzustellen, Portalbereiche zu verwalten, Nutzer zu authentifizieren, Rollen zuzuweisen und die Plattform sicher zu betreiben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sicheren Verwaltung der Plattform. ________________________________________ 6. Kundenbereich / Customer Portal Im Kundenbereich können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für Anfragen, Immobilieninteresse, Suchprofile, Kommunikation, Dokumente, Aufgaben und Projektabwicklung erforderlich sind. Dazu können gehören: - Name und Kontaktdaten - Suchanfragen - Immobilienwünsche - Budgetangaben - Länder- und Regioneninteressen - Nachrichten - Aufgaben - hochgeladene Dokumente - Kommunikationsverläufe - Zahlungs- oder Rechnungsinformationen Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Kundenportals, zur Bearbeitung von Such- und Serviceanfragen, zur Kommunikation und zur Durchführung der gewünschten Leistungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. ________________________________________ 7. Broker-, Partner-, Franchise- und Investor-Portale Für Makler, Partner, Franchise-Interessenten, Kapitalpartner und Investoren können eigene Portalbereiche bereitgestellt werden. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: - Name - Firma - Geschäftsadresse - E-Mail-Adresse - Telefonnummer - Webseite - Land, Region und Stadt - Sprachkenntnisse - Fachgebiete - Lizenz- oder Registrierungsangaben - Bewerbungs- und Profildaten - Nachrichten - Dokumente - Uploads - Aufgaben - Deal-Room-Daten - Zahlungs- und Abrechnungsdaten Die Verarbeitung erfolgt zur Prüfung von Anmeldungen, zur Verwaltung von Partnern, Maklern, Franchise-Interessenten und Investoren, zur Kommunikation, zur Vertragsvorbereitung und zur Zusammenarbeit innerhalb der Plattform. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche und vertragliche Maßnahmen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sicheren und effizienten Verwaltung des Netzwerks. ________________________________________ 8. Deal Rooms, Nachrichten, Dokumente und Uploads Innerhalb der Plattform können Deal Rooms, Nachrichtenfunktionen, Aufgabenbereiche, Dokumentenbereiche und Upload-Funktionen bereitgestellt werden. Dabei können verarbeitet werden: - Nachrichteninhalte - Dokumentnamen - hochgeladene Dateien - Dateigrößen - Upload-Zeitpunkt - zugeordnete Nutzer - Projekt- oder Vorgangsbezug - Aufgabenstatus - Bearbeitungsvermerke Bitte laden Sie keine sensiblen Daten hoch, die für den jeweiligen Vorgang nicht erforderlich sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung der angefragten Leistungen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sicheren Organisation der Plattform. ________________________________________ 9. Zahlungsabwicklung und Rechnungen Soweit Zahlungen, Rechnungen oder Abrechnungen über die Plattform oder im Rahmen unserer Leistungen verarbeitet werden, können folgende Daten betroffen sein: - Name und Anschrift - Rechnungsdaten - Leistungsdaten - Zahlungsstatus - Zahlungsart - Transaktionsdaten - Bank- oder Zahlungsdienstleisterinformationen Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragserfüllung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten. Soweit externe Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich nach den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters. ________________________________________ 10. E-Mail-Kommunikation und Benachrichtigungen Wir können E-Mails zur Kommunikation, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Bestätigung von Registrierungen, zur Übermittlung von Informationen, zur Vertragsabwicklung oder zur Systembenachrichtigung versenden. Dabei können verarbeitet werden: - E-Mail-Adresse - Name - Betreff - Inhalt der Nachricht - Versandzeitpunkt - Zustellstatus Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die E-Mail-Kommunikation zur Vertragserfüllung oder vorvertraglichen Maßnahme erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für organisatorische und technische Benachrichtigungen. Werbliche E-Mails werden nur versendet, wenn eine gesetzliche Grundlage oder eine Einwilligung vorliegt. ________________________________________ 11. Cookies und vergleichbare Technologien Unsere Webseite kann Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen. Cookies sind kleine Dateien, die auf dem Endgerät gespeichert werden. Sie können technisch erforderlich sein, um die Webseite oder Plattform bereitzustellen, Logins zu ermöglichen, Sicherheit zu gewährleisten oder Einstellungen zu speichern. Technisch notwendige Cookies können ohne Einwilligung eingesetzt werden, soweit sie für den ausdrücklich gewünschten Dienst erforderlich sind. Für nicht notwendige Cookies, Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste ist grundsätzlich eine Einwilligung erforderlich. § 25 TDDDG regelt den Zugriff auf Informationen in Endeinrichtungen und die Speicherung von Informationen auf Endgeräten. Rechtsgrundlagen: Technisch notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 25 Abs. 2 TDDDG. Einwilligungspflichtige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Falls Analyse-, Tracking-, Marketing- oder externe Medien-Dienste eingesetzt werden, müssen diese einzeln benannt werden. Aktueller Hinweis: Sofern aktuell keine Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste eingesetzt werden, sollte kein unnötiger Cookie-Banner aktiviert werden. Werden später Google Analytics, Meta Pixel, YouTube, Google Maps, externe Chatdienste oder ähnliche Dienste eingebunden, muss die Datenschutzerklärung angepasst und ein Consent-Banner eingesetzt werden. ________________________________________ 12. Externe Dienste und Hosting Für den Betrieb der Webseite und Plattform können technische Dienstleister eingesetzt werden, insbesondere Hostinganbieter, Serveranbieter, E-Mail-Anbieter, Zahlungsdienstleister, IT-Dienstleister oder Wartungsdienstleister. Diese Dienstleister können Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist. Soweit erforderlich, werden Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb unserer Webseite und Plattform. ________________________________________ 13. IT-Sicherheit, Missbrauchserkennung und Protokollierung Zum Schutz unserer Webseite, Plattform, Nutzerkonten, Daten und technischen Systeme können Sicherheitsdaten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere: - IP-Adressen - Login-Zeitpunkte - fehlgeschlagene Login-Versuche - Sitzungsdaten - technische Fehlerprotokolle - sicherheitsrelevante Ereignisse - Admin- und Audit-Protokolle Diese Daten werden verarbeitet, um Missbrauch zu erkennen, Angriffe abzuwehren, technische Fehler zu beheben und die Plattform sicher zu betreiben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. ________________________________________ 14. Empfänger personenbezogener Daten Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies erforderlich oder gesetzlich erlaubt ist. Mögliche Empfänger sind: - interne zuständige Mitarbeiter - Hosting- und Serverdienstleister - IT- und Wartungsdienstleister - E-Mail-Dienstleister - Zahlungsdienstleister - Steuerberater - Rechtsberater - Behörden, soweit gesetzlich erforderlich - Vertragspartner, soweit dies zur Abwicklung erforderlich ist Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht ohne entsprechende Rechtsgrundlage oder Einwilligung. ________________________________________ 15. Datenübermittlung in Drittländer Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn dies zur Leistungserbringung erforderlich ist, eine gesetzliche Grundlage besteht, eine Einwilligung vorliegt oder geeignete Garantien nach der DSGVO bestehen. Soweit Dienste von Anbietern mit Sitz außerhalb der EU oder des EWR eingesetzt werden, wird im Einzelfall geprüft, ob geeignete Datenschutzgarantien vorliegen. ________________________________________ 16. Speicherdauer Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Grundsätzlich gilt: - Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach nach Erforderlichkeit - Kunden- und Vertragsdaten: für die Dauer der Vertragsbeziehung - Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten - Benutzerkonten: bis zur Löschung des Kontos, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen - Server-Logs: nur so lange wie für Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich - Uploads und Dokumente: solange der jeweilige Vorgang besteht oder gesetzliche Pflichten greifen Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten werden die Daten gelöscht oder gesperrt. ________________________________________ 17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann erforderlich sein, um eine Anfrage zu bearbeiten, ein Benutzerkonto anzulegen, einen Vertrag abzuschließen, Leistungen zu erbringen oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Ohne die erforderlichen Daten können bestimmte Funktionen, Leistungen oder Vertragsabwicklungen nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden. ________________________________________ 18. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sollten künftig automatisierte Entscheidungsprozesse oder KI-gestützte Bewertungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung eingeführt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst. ________________________________________ 19. Rechte der betroffenen Personen Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte: - Recht auf Auskunft - Recht auf Berichtigung - Recht auf Löschung - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - Recht auf Datenübertragbarkeit - Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen - Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen - Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Die Betroffenenrechte ergeben sich insbesondere aus den Art. 15 bis 21 DSGVO. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden. ________________________________________ 20. Widerruf von Einwilligungen Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Diese Information gehört nach der DSGVO zu den Transparenzpflichten, wenn eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht. ________________________________________ 21. Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Im Fall eines Widerspruchs verarbeiten wir die betroffenen Daten nicht weiter, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. ________________________________________ 22. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes sein, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Für Nordrhein-Westfalen ist dies: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf ________________________________________ 23. Sicherheit der Verarbeitung Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff, unbefugte Offenlegung und Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere: - Zugriffsbeschränkungen - Benutzer- und Rechteverwaltung - Passwortschutz - Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge - Server- und Systemabsicherung - verschlüsselte Übertragung per HTTPS - regelmäßige Backups - Trennung öffentlicher und interner Bereiche Für den Admin-Bereich ist zusätzlich ein geheimer Zugang mit serverseitigem Passwortschutz vorgesehen. ________________________________________ 24. Änderung dieser Datenschutzerklärung Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Funktionen, eingesetzte Dienste oder Verarbeitungsprozesse ändern. Es gilt jeweils die aktuelle auf der Webseite veröffentlichte Fassung. Stand: Juli 2026 ________________________________________ Noch prüfen, bevor du es veröffentlichst Diese Punkte müssen wir noch passend ergänzen, sobald klar ist, was auf der Live-Seite wirklich aktiv ist: 1. Hostinganbieter: Name des Server-/Hostingproviders 2. E-Mail-Anbieter / SMTP-Dienst 3. Zahlungsdienstleister: z. B. SumUp, PayPal, Stripe etc., falls eingesetzt 4. Cookie-Banner: nur falls nicht notwendige Cookies oder Tracking genutzt werden 5. Google Fonts: lokal oder extern? 6. Google Maps / YouTube / externe Medien: ja/nein? 7. Newsletter oder Mail-Kampagnen: ja/nein? 8. Kontaktformular vorhanden: ja/nein? 9. Registrierungsportale aktiv: ja/nein? 10. Uploads im Portal aktiv: ja/nein?